Dans le monde professionnel, l’adresse email est bien plus qu’un simple moyen de communication. Elle est un symbole de crédibilité, de professionnalisme et d’identité. Que vous soyez un entrepreneur individuel, une petite entreprise ou une grande organisation, l’utilisation d’une adresse email professionnelle revêt une importance cruciale. Voici les points que vous devez connaître.
L’adresse email comme élément de l’image de marque
Utiliser une adresse email avec un domaine personnalisé (par exemple, nom@entreprise.com) inspire confiance à vos interlocuteurs. En revanche, une adresse générique comme nom@gmail.com ou nom@yahoo.fr peut sembler peu professionnelle et manquer de sérieux, surtout dans des échanges avec des clients potentiels ou des partenaires commerciaux.
Une adresse professionnelle offre une identité cohérente à votre entreprise. Elle montre que vous investissez dans votre image et que vous prenez votre activité au sérieux. De plus, les clients sont plus enclins à ouvrir et à répondre à des emails envoyés depuis une adresse professionnelle.
Si vous avez un site internet, la plupart des hébergeurs incluent des adresses emails avec leur prestation d’hébergement (attention, Gandi facture les adresses emails en plus de l’hébergement). Il est facile de créer vos adresses emails et aussi de configurer vos applications de messagerie (Outlook, application de votre smartphone…).
Choisir une solution de messagerie professionnelle (Microsoft 365 ou Google Workspace)
Ces solutions vous offrent des services supplémentaires (calendriers et carnets d’adresse partageables entre les équipes par exemple). Ce service est payant : il vous coutera quelques euros par mois et par adresse email ce qui fait que la facture peut vite monter. Réfléchissez avant de passer sur ces solutions de messageries professionnelles : elles sont souvent superflues pour des petites entreprises et pas évidentes à mettre en place (et il est encore plus difficile d’en sortir). Si vous avez un site internet, il faudra changer les DNS MX sur le manager de votre hébergeur pour les diriger soit vers Google soit vers Microsoft. Une fois ces DNS modifiés vos adresses mails seront gérées soit par Google soit par Microsoft et plus par votre hébergeur. Si vous souhaitez revenir en arrière il faudra re-modifier ces DNS (faites une sauvegarde de vos messages avant de faire cette manipulation).
Je rencontre souvent des utilisateurs qui choisissent de passer par Google Workspace car ils souhaitent interroger leurs emails via l’interface de Gmail. Il existe des solutions moins lourdes pour ce faire :
- rediriger l’adresse nom@entreprise.com vers votre adresse gmail à partir du manager de votre hébergeur. Cette solution a un inconvénient majeur : quand vous répondrez à vos emails, l’adresse d’expédition sera votre adresse gmail ce qui n’est pas satisfaisant en terme de cohérence de votre image.
- intégrer votre compte nom@entreprise.com à partir de votre compte gmail : pour cela il faut aller dans paramètres/comptes et importation puis « consulter d’autres comptes de messagerie » (il faudra aussi autoriser gmail à « envoyer des e-mails en tant que »). Une fois la configuration effectuée vous pourrez recevoir et envoyer vos mails de nom@entreprise.com à partir de votre messagerie gmail.
Faire des envois en nombre, des newsletters par exemple
Je vois souvent des professionnels faire des envois groupés à partir de leur client de messagerie (Outlook, Gmail ou autre). Il est fortement déconseillé de le faire pour plusieurs raisons. Tout d’abord, ces outils ne sont pas conçus pour gérer des envois massifs, ce qui peut entraîner des limitations techniques (quantité d’emails envoyés par heure et/ou par jour) et augmenter les risques que vos messages soient marqués comme spam. De plus, en n’utilisant pas de solution d’emailing dédiée, vous manquez des fonctionnalités essentielles comme le suivi des taux d’ouverture, de clics, et la gestion des désabonnements, éléments cruciaux pour analyser et optimiser vos campagnes.
Alors que faire ?
Pour faire des envois groupés de manière efficace et professionnelle, il est recommandé d’utiliser une plateforme dédiée à l’emailing, comme Mailchimp, Sendinblue, Mailjet, ou HubSpot. Elles sont souvent payantes ou proposent des formules gratuites jusqu’à un certain nombre d’abonnés et/ou d’envois (à ce jour, Mailchimp est gratuit jusqu’à 500 contacts et 1000 envois par mois). Ces outils sont spécialement conçus pour gérer des campagnes d’emailing en masse tout en offrant plusieurs avantages :
- Gestion des listes de contacts : Ces plateformes permettent de segmenter vos contacts selon différents critères (comportement, intérêts, démographie) pour des envois plus ciblés.
- Personnalisation : Vous pouvez personnaliser chaque email, même dans les envois massifs, en insérant des éléments comme le nom, le prénom ou d’autres informations spécifiques à chaque destinataire.
- Suivi des performances : Vous avez accès à des statistiques détaillées sur les taux d’ouverture, de clics, les désabonnements, et plus encore, ce qui vous permet d’ajuster vos campagnes pour de meilleurs résultats.
- Conformité légale : Ces solutions intègrent des fonctionnalités conformes au RGPD, comme la gestion automatique des désabonnements et l’obtention de consentements explicites.
- Délivrabilité améliorée : Les plateformes d’emailing utilisent des serveurs optimisés pour les envois massifs, ce qui améliore les chances que vos emails parviennent dans la boîte de réception principale et non dans les spams.
En utilisant ces outils, vous garantissez une communication plus fluide, efficace et respectueuse des bonnes pratiques.
Petites astuces supplémentaires pour éviter de tomber dans les spams de vos correspondants :
- N’oubliez pas de configurer les enregistrements DNS SPF, DKIM et DMARC qui permettent aux messageries de vos correspondants de vérifier l’expéditeur réel d’un email.
- Il vaut mieux utiliser une adresse mail nom@entreprise.com car les envois à partir d’une adresse gmail, yahoo ou autre auront plus de risque d’être classés en spams.